21 August 2017

Hoe gaat u efficiënt met de Tauro vergaderruimte om?

Er is niets vervelender dan langdradige en nutteloze vergaderingen tijdens drukke dagen. En zeker als u degene bent die de vergadering heeft ingepland, is het beter dit niet te vaak te doen. Maar hoe krijgt u wel blije collega’s en efficiënte vergaderingen? Voorbij met de wekelijkse stand ups en check ups en andere kantoor vervuilende clichés, laten we efficiënt gaan vergaderen! 

1: Is de vergadering echt nodig?

Een vergadering van een uur met 11 personen moet niet standaard zijn op kantoor om elke vraag te beantwoorden. Het is zonde om de vergaderruimte bezet te houden op deze manier. Vraagt u zich eerst het volgende af: kan deze meeting worden vervangen voor een groepse-mail, is er een gedeelte van de vergadering niet van toepassing voor bepaalde personen in de vergadering en kunnen mensen mij mailen met voortgang in plaats van persoonlijke meetings? Besluit dan of de vergadering echt nodig is.  

2. Kleine vergaderruimte, kleine meeting

Grote vergaderingen zijn voor speciale gelegenheden. De grootste vergaderruimte van Tauro is alleen voor de grote vergaderingen en cursussen. Buiten het feit dat men minder geneigd is om op te letten, zijn grote vergaderingen ook moeilijker te volgen.Maximum 4-5 personen in een vergadering van ongeveer 60 minuten is prima. Welke vergaderruimte past hier het best bij? Via de Tauro receptie verkent u de opties van uw vestiging.  

3. Twee-derde is voldoende

Een manier om minder mensen in de vergadering mee te nemen is door de twee-derde regel te gebruiken. Zorg ervoor dat iedereen die de vergaderruimte betreedt op z’n minst met 2 van de 3 onderwerpen iets te maken heeft. Zo houdt u het relevant.  

4. Agenda

Een duidelijke en heldere agenda met punten goed aangegeven leidt tot een overzichtelijke vergadering waarin in iedereen weet waar ze aan toe zijn. Werkt een stuk beter!  

5. Limiteer onderbreking

Gebruik een voorwerp, een boek of notitieblok wat als ‘spreekstok’ fungeert. Dit zorgt ervoor dat de spreker ongestoord kan spreken en dan het voorwerp weer doorgeeft aan de volgende persoon.  

6. Laat iedereen meedoen

Als iedereen op tijd op de hoogte is van de meeting, is het ook mogelijk om input te vragen van iedereen. Vaak hebben juiste de stille mensen die normaal minder zeggen een relevante kijk op de zaken. Let er alleen wel op dat men weet dat er wordt verwacht dat men bijdraagt!  

7. Beste ruimte

Tauro vergaderruimtes zijn voorzien van alle gemakken. Ontvangst door een Tauro gastvrouw, koffie, thee en water, luncharrangementen maar ook LCD-schermen, flip-overs en in sommige gevallen videoconference mogelijkheden. Er zijn vergaderruimtes voor kleine groepen, grote groepen of een-op-een gesprekken. Als de randvoorwaarden perfect geregeld zijn, gaat de rest vanzelf!  

De beste manier om te vergaderen  lees meer